Partager un local entre deux entreprises : comment bien s’organiser ?
Pour deux entreprises distinctes, coexister sereinement sous un même toit peut sembler un véritable parcours du combattant.
Pourtant, avec la flambée des coûts immobiliers et la quête insatiable de rentabilité, le partage d’un local devient une solution séduisante. Et derrière l’illusion d’un simple découpage de l’espace, se cache en fait une organisation rigoureuse et une communication transparente pour que chacune puisse évoluer dans son environnement sans nuire à la bonne marche de l’autre.
Identifier les besoins et les contraintes de chacune des entreprises
Avant même d’envisager le partage d’un local, il convient pour chacune des entités de bien définir ses propres besoins et ses propres contraintes.
Besoin d’une certaine surface, type d’équipements souhaités, horaires… L’entreprise qui a besoin de stocker beaucoup de produits devra s’assurer que le local retenu permet ce stockage. De même si l’une des sociétés a besoin de bureaux fermés pour son service contentieux ou les ressources humaines, elle devra être vigilante dès le départ.
Il en va de même pour les contraintes plus logistiques : accès au bâtiment, parking, gestion des livraisons… L’entreprise qui reçoit souvent des clients ou des fournisseurs devra veiller à ce que l’accès au local soit aisé et bien indiqué. Autant d’éléments susceptibles de générer une tension entre les sociétés partageant un même lieu si mal anticipés.
Voici quelques autres points à prendre en compte lorsque vous évaluez vos besoins et vos contraintes :
- Les obligations en matière d’infrastructure informatique (accès Internet haut débit, systèmes de sécurité…)
- La possibilité d’adapter l’espace en fonction des besoins futurs (ajout de cloisons pour créer des bureaux par exemple)
- Les horaires de fonctionnement des entreprises pour éviter les conflits d’utilisation des espaces communs
- Le respect de normes particulières liées à la santé et à la sécurité au travail
- Les exigences en matière de signalétique pour permettre une visibilité et une orientation facile des visiteurs.
Enfin, n’oubliez pas d’évoquer les questions budgétaires. Si louer un local à plusieurs entreprises a vocation à réduire les coûts pour chacune d’entre elles, il est impératif de définir en amont les modalités de partage des charges. Qu’il s’agisse bien sûr du loyer mais aussi des factures d’énergie, de l’entretien des lieux, voire du nettoyage des parties communes. Une répartition équitable et transparente est gage de sérénité pour chacun.
Établir des règles de vie communes, claires et acceptées de tous
Une fois les besoins de chaque entreprise et les contraintes identifiées, il est important d’établir des règles de vie communes, claires et acceptées de tous.
Ces règles doivent nécessairement concerner l’utilisation des différents lieux communs comme la cuisine, les toilettes ou encore les salles de réunion.
Par exemple, un planning pour réserver les salles de réunion peut s’avérer utile pour éviter un conflit d’emploi du temps.
Aucune règle ne doit être laissée au hasard : celles-ci doivent impérativement couvrir le bruit, la propreté ou encore la courtoisie tout simplement. Chaque entreprise doit assurer son niveau de bruit acceptable surtout si l’une des deux entreprises a besoin d’un environnement calme pour travailler. De même, s’engager à garder les lieux communs propres et accueillants est une nécessité pour assurer une cohabitation sereine.
Enfin, nous vous conseillons également de mettre en place un comité de gestion constitué par des personnes représentatives des deux entreprises qui se rencontreraient régulièrement afin d’évoquer d’éventuels problèmes et trouver ensemble des solutions. Ce comité pourra également être garant de l’organisation d’événements communs pour créer un bon esprit d’équipe et favoriser une bonne entente entre les collaborateurs des différentes entreprises.
Bien gérer l’espace partagé
Dernière étape clé pour réussir sa cohabitation : bien gérer l’espace partagé.
Cela passe notamment par une bonne organisation des bureaux, en jouant sur les cloisons amovibles et les meubles modulables afin de créer des espaces adaptés aux besoins de chaque entreprise. Une gestion optimisée de l’espace permettra non seulement d’utiliser au mieux le local, mais aussi de favoriser le confort et la productivité des équipes.
Ainsi, il est important d’adopter des technologies facilitant le partage des ressources. Le recours à un outil numérique pour la réservation des salles de réunion évitera les conflits et garantira à chacune une utilisation équitable du matériel. De même, les solutions de stockage en ligne réduisent le besoin d’espace de stockage physique.
Enfin, l’espace partagé doit être modulable et évolutif pour s’adapter aux besoins de chacun. Cela implique d’accepter d’ores et déjà de réorganiser les lieux en cas d’évolution, qu’elle soit rapide (croissance importante…) ou au contraire plus calme (besoin de collaborer davantage entre vos deux équipes). Une gestion flexible et proactive de votre espace partagé sera déterminante pour assurer la pérennité d’une cohabitation réussie.