Première assemblée générale d’entreprise : quand et comment l’organiser ?
Lors de la création de votre entreprise, vous avez décidé de la forme juridique de votre société. Cette étape est essentielle puisque selon la forme juridique choisie ( SAS, SARL, SCI, …), les modalités d’organisation de la première assemblée générale (AG) seront donc différentes. L’AG revêt une importance considérable dans la vie d’une société. En effet, c’est lors de cette réunion que les dirigeants et les associés prennent des décisions stratégiques pour l’avenir de l’entreprise. Nous vous expliquons donc tout ce qu’il faut savoir sur la première assemblée générale d’entreprise : les décisions à prendre, les modalités d’organisation, le déroulement ainsi que les formalités à respecter.
Qu’est-ce qu’une assemblée générale?
Chaque année, les sociétés doivent se réunir en assemblée générale (AG) pour prendre des décisions importantes dont elle ne pourra pas revenir. Cette réunion se déroule en présence des associés et des actionnaires de la société.
En fonction de la forme juridique et de l’activité de l’entreprise, la fréquence et les modalités de l’organisation de l’AG peuvent varier.
Dans tous les cas, une AG doit se tenir au moins une fois par an pour permettre aux associés d’approuver les comptes annuels et de statuer sur l’application du résultat. L’AG est donc un moment essentiel dans la vie d’une société puisque c’est lors de cette réunion que les dirigeants et les associés prennent des décisions stratégiques pour l’avenir de l’entreprise. Il peut s’agir d’une AG ordinaire ou d’une AG extraordinaire. Dans le cas de la SAS U par exemple, c’est le président qui décide de la tenue des AG (au moins une fois par an). S’il s’agit d’une SAS pluripersonnelle, ce sont les statuts qui détermineront les modalités de tenue et d’organisation des AG.
Quand et comment organiser la première assemblée générale d’une société?
La première AG a lieu dès la création de la société.
D’ailleurs, les statuts doivent prévoir un délai maximum pour la tenue de cette première réunion. En fonction de la forme juridique choisie pour votre entreprise, ce délai maximum peut varier : dans le cas d’une SAS, il est de 6 mois à compter de la clôture du premier exercice comptable ; dans le cas d’une SARL, il est d’un an à compter de l’immatriculation ; dans le cas d’une SCI, il n’y a pas de limite fixée par la loi mais il convient cependant de se référer au règlement intérieur ou aux statuts pour connaître le délai maximum prévu.Pour pouvoir se réunir en AG, il convient tout d’abord de convoquer les associés. Pour cela, il faut leur faire parvenir une lettre recommandée avec accusé de réception.
Cette lettre doit être envoyée au moins quinze jours avant la date prévue pour l’AG. Il est également possible d’envoyer cette lettre par mail si cela a été convenu au préalable dans les statuts. La convocation doit contenir un certain nombre d’informations :
- La date et l’heure précises à laquelle aura lieu l’AG
- Le lieu où se déroulera l’AG
- L’ordre du jour : il s’agit des points qui seront débattus pendant l’AG
- La date et l’heure prévues pour la seconde convocation si le quorum n’est pas atteint lors de la première convocation
- Les documents utiles à la prise de décision : les comptes annuels doivent être joints à la lettre de convocation ainsi que le rapport du président ou du gérant et l’ordre du jour
Si vous devez organiser une AG pour une SCI, vous pouvez télécharger un modèle de lettre de convocation à l’assemblée générale pour une SCI.
Qui doit assister à l’assemblée générale?
Lors d’une AG, chaque associé dispose d’un nombre de voix proportionnelles à sa part dans le capital social de la société. C’est donc en fonction du nombre total de voix que les décisions sont prises : à l’unanimité, à la majorité simple ou à la majorité qualifiée selon ce qui est prévu dans les statuts.Pour pouvoir prendre des décisions valables et utiles pour l’avenir de votre société, il convient cependant que vos associés soient présents ou représentés lors de cette première AG. Ainsi, il faut respecter un quorum qui correspond à un minimum requis pour que l’AG soit valable. Ce quorum peut être défini par les statuts mais si aucun chiffre n’est prévu dans ce document juridique, c’est alors le code civil qui s’applique et qui prévoit une règle générale : toute personne convoquée qui n’est pas présente ou représentée est considérée comme ayant renoncé à sa participation à l’AG.Le code civil prévoit également que toute décision doit être prise à la majorité des suffrages exprimés.Si vous devez organiser une AG pour une SARL, vous pouvez télécharger un modèle lettre de convocation à l’assemblée générale pour une SARL.
Comment rédiger un procès-verbal d’assemblée générale?
Le PV d’AG est un document important qui résume les discussions qui ont eu lieu lors de cette réunion ainsi que les décisions qui ont été prises par les dirigeants et les associés concernés. Ce document doit ensuite être signé par le président ainsi que par deux autres personnes désignées lors de l’AG. Le PV doit comprendre un certain nombre d’informations essentielles :
- La date et le lieu de l’AG
- L’identité des personnes présentes ainsi que leur qualité (associés ou non)
- La liste des documents présentés lors de l’AG
- L’ordre du jour
- Le mode de vote choisi
- La nature des débats
- Le contenu des décisions prises au cours du vote
- Les questions diverses aborées à l’AG
En cas de contrôle, le PV revêt une valeur juridique importante puisqu’il fait foi des décisions prises lors de cette réunion.
Comment déposer les décisions prises lors de l’assemblée générale?
Les décisions prises lors d’une AG doivent être déposées au greffe du tribunal de commerce compétent dans un certain délai. Ce délai est fixé par voie réglementaire : Délai pour le dépôt des décisions prises lors d’une AG
| Délai | Forme juridique concernée |
| 1 mois | SA |
| 1 mois suivant la clôture du premier exercice social puis 3 mois suivant la clôture des exercices sociaux suivants | SAS |
| 1 mois suivant la clôture du premier exercice social puis 2 mois suivant la clôture des exercices sociaux suivants | SARL |
Ainsi en fonction de la forme juridique choisie pour votre entreprise, le délai peut varier et il convient donc d’être vigilant sur ce point. Pour prouver que vous avez bien respecté ce délai, il faut se référer à la date d’inscription sur le registre spécial prévu à cet effet ou bien sur le registre du commerce et des sociétés (RCS).
Quels enjeux pour l’assemblée générale?
L’enjeu principal réside surtout dans le fait que si aucune AG n’est organisée dans le délai prévu par les statuts ou par le code civil (selon les cas), cela entraînera automatiquement la dissolution anticipée de votre société. Les associés pourront tout de même décider en justice si cette dissolution est opportune ou non.L’AG a également un rôle majeur à jouer dans une société puisqu’elle permet notamment aux dirigeants et aux associés présents lors de cette réunion d’être en phase avec les choix stratégiques pris pour leur entreprise.